Weitblick trotz Jahresabschlussstress

Category : Büromanagement

CFOs müssen trotz Jahresabschluss-Stress Weitblick behalten

Gastkommentar von Sven Hennige, Senior Managing Director Central Europe & The Netherlands

Der Jahresabschluss stellt die heimischen Finanzabteilungen alljährlich vor große Herausforderungen. Denn der Jahresabschluss bedeutet beträchtlichen Mehraufwand, der mit bestehendem Personal in der regulären Arbeitszeit schwer zu bewältigen ist. Für die österreichischen CFOs bedeutet die angespannte Situation vor allem: Bestehendes Personal nicht mit einem zu hohen Überstundenkonto zu belasten sowie durch marktkonforme Gehälter und nicht-monetäre Anreize motiviert zu halten.

Mehr-Komponenten-Maßnahmenplan

Spätestens, wenn sich abzeichnet, dass sich der Jahresabschluss auch mit Überstunden der bestehenden Mitarbeiter nicht bewältigen lässt, ist es Zeit zu handeln. Finanzmanager sollten sich einen Maßnahmenplan bestehend aus mehreren Komponenten zurechtlegen.

Am Wichtigsten dabei: Die bestehenden Mitarbeiter. Ihr Gehalt muss passen, um sie auch in Stresszeiten wie dem Jahresende bei der Stange zu halten. CFOs sollten sich über das Marktniveau der Gehälter informieren – z. B. in der Robert Half Gehaltsübersicht 2016 für Finanz- und kaufmännische Berufe. Zudem sollten die Finanzchefs auch über variable Anteile in der Vergütung (z. B. Boni) und über Zusatzleistungen, wie Firmenautos, Fahrtkostenzuschüsse oder Versicherungspakete, nachdenken.

Arbeitsspitze zum Jahresende abdecken

Und wenn klar ist, dass die Anstrengungen der bestehenden Mitarbeitenden nicht ausreichen werden, sollten die Finanzmanager offen für die Zeitarbeit sein. Mit Spezialisten in Zeitarbeit kann die Arbeitsspitze zum Jahresende abgedeckt werden. Fachkräfte, die im Finanz- und Rechnungswesen eingesetzt werden, verfügen in der Regel über viel Erfahrung, sind schnell einsatzfähig und arbeiten produktiv. Dieses Jahr stehen vor allem Buchhalter, Bilanzbuchhalter, Konsolidierer und Financial Controller hoch im Kurs.

Zudem sollten CFOs Weitblick walten lassen. Denn die schwierige Situation bei der Personalsuche nach qualifiziertem Experten gerade im Finanz- und Rechnungswesen wird sich auch 2016 nicht entspannen. Die Unternehmen werden auch im neuen Jahr wieder im harten Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte bestehen müssen.

Bislang wird in diesem Zusammenhang das Potenzial der Zeitarbeit oft nicht erkannt. Schließlich bringt sie wertvolle Vorteile, und zwar nicht nur im Finanziellen, sondern vor allem in Hinblick auf das Recruiting. Unter den heute temporär Arbeitenden finden sich häufig die schwer gesuchten, kompetenten Mitarbeitenden von morgen.


Automatisierung im Rechnungswesen

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Viele KMU haben Aufholbedarf bei Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungswesens

Die überwiegende Mehrheit der österreichischen KMU hat die Wichtigkeit der Digitalisierung für ihren Geschäftsalltag grundsätzlich erkannt. Der Digitalisierungsgrad der einzelnen Unternehmen ist aber noch sehr unterschiedlich und es besteht häufig Aufholbedarf. Gerade im Rechnungswesen werden viele Prozesse weiterhin analog und ineffizient abgewickelt. Diese Ergebnisse liefert eine aktuelle Deloitte Umfrage unter österreichischen Mittelstandsunternehmen.

Key Findings:

  • 95 % der KMU erkennen Wichtigkeit der Digitalisierung
  • Aber Digitalisierungsgrad ist noch sehr unterschiedlich
  • Im Rechnungswesen sind oft analoge Prozesse anzutreffen
  • Unzureichende (IT-)Ausbildung bei Fachkräften und fehlende rechtliche Rahmenbedingungen erschweren digitalen Fortschritt

Wien, 17. Oktober 2016 – Die Digitalisierung ist bei den österreichischen KMU angekommen: 95 % halten dieses Thema für wichtig. Auch gehen fast alle Befragten davon aus, dass Automatisierung und Digitalisierung in zehn Jahren eine sehr große Rolle spielen werden.

„Die österreichischen Mittelstandsunternehmen haben verstanden, dass die Digitalisierung ihre Geschäftswelt nachhaltig verändern wird“, erklärt Gerald Vlk, Partner bei Deloitte Österreich.

„Diese Erkenntnis muss nun ihren Niederschlag im unternehmerischen Alltag finden. Gerade im Rechnungswesen gibt es Verbesserungsbedarf.“Mehr als die Hälfte der Unternehmen druckt beispielsweise bereits digital erstellte Eingangs- und Ausgangsrechnungen immer noch aus.

„Die Vereinfachungen, die die Digitalisierung mit sich bringen kann, werden häufig noch zu wenig genutzt. Deshalb bewirken vereinzelte digitalisierte Arbeitsschritte heute noch oft Mehraufwand statt Zeit- und Kostenersparnis“, analysiert Gerald Vlk.

Prozessmodernisierung entscheidend für digitalen Fortschritt

Der effektiven Umsetzung der Digitalisierung muss eine Modernisierung der gesamten Prozesse vorangehen. Einzelne Modernisierungsschritte allein können zu gegenteiligen Effekten führen. Eine erhebliche Optimierung kann die E-Rechnung bringen. Darin sehen auch 65 % der Studienteilnehmer das größte Zukunftspotenzial.

Hindernisse bei Digitalisierung

Deloitte identifiziert eine Reihe von Hindernissen, die eine schnellere Digitalisierung im Rechnungswesen behindern. Die große Auswahl an technischen Lösungen und Systemanbietern macht es schwierig, den Marktüberblick zu behalten und die richtige Wahl zu treffen.

Das erforderliche (IT-)Know-how ist in den mittelständischen Unternehmen oft noch nicht ausreichend vorhanden. Die Unternehmen sehen sich mit einem Mangel an qualifizierten Mitarbeitern konfrontiert. „Wir brauchen dringend eine zeitgemäße Ausbildung für den Bereich Rechnungswesen. Ansonsten scheitert der Fortschritt bereits an der Basis“, warnt Katrin Demelius, Managerin bei Deloitte Österreich.

Die Gesetzgebung hat auch bisher nur vereinzelt die entsprechenden verpflichtenden Rahmenbedingungen geschaffen. Gerade bei digitalen Dokumenten herrscht noch viel Rechtsunsicherheit. „Investitionsentscheidungen in Zusammenhang mit Digitalisierung und Automatisierung müssen heute unter mehrfacher Unsicherheit getroffen werden. Da gibt es vor allem auf EU-Ebene Handlungsbedarf“, so Katrin Demelius.

Vorteile durch digitalisiertes Rechnungswesen

Ein hoher Digitalisierungsgrad kann Wettbewerbsvorteile für die Unternehmen bringen. Durch eine gut durchdachte Digitalisierung wird ein automatisiertes Rechnungswesen erst ermöglicht.

Der Nutzen digitaler Daten ist vielfältig: Digitale Belege bringen Zeitersparnis und erleichtern Arbeitsprozesse, das Ablagewesen wird vereinfacht und die Transparenz erhöht.

„Die Vorteile liegen auf der Hand, entscheidend sind auf die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen abgestimmte Lösungen“, erklärt Gerald Vlk abschließend.Über die Studie „Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen“

Deloitte Österreich hat mit der Studie erstmals den Stand der Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen österreichischer Mittelstandsunternehmen erhoben. 136 Unternehmen haben im Juli und August 2016 an der Umfrage teilgenommen. Zusätzlich wurden mit ausgewählten Unternehmen Tiefeninterviews geführt. Die befragten Unternehmen kommen aus einem breiten Mix an Branchen.

Studie herunterladen 


Stress durch digitale Post

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Checken von E-Mails kostet 29 Arbeitstage pro Jahr

Bis zu drei Überstunden täglich treiben viele Manager in den Wahnsinn

London/Amsterdam (pte012/12.01.2016/12:30) – Durchschnittlich arbeiten Manager täglich eine Stunde länger als vorgeschrieben und verbringen etwa den Jahresurlaub eines Angestellten allein mit dem Abarbeiten von E-Mails. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Befragung des Chartered Management Institute (CMI) http://managers.org.uk .

Stress durch digitale Post

“Bei schnellem Wechsel von Aufgaben muss die Aufmerksamkeit geteilt werden, was zum Beispiel auf Kosten von Gedächtnisleistung, Kreativität und Produktivität geht. Unterbrechungen einer Arbeit bedeuten zusätzliche Belastungen für das Gehirn, da jede Neufokussierung Energie verbraucht, die Herzfrequenz steigt, wir empfinden Stress – und das auch noch nach der Arbeit. Auf Dauer ist Stress durch Überforderung pures Gift und kann bis zu Depressionen führen”, erklärt Doktor Christian Roth http://spieleforschung.de im pressetext-Gespräch.

CMI befragte insgesamt über 1.500 Manager nach ihrem Büroalltag und brachte ans Licht, dass vier von fünf Teilnehmern täglich etwa eine Stunde länger arbeiteten. Dazu gab eine Vielzahl an, sich in den Überstunden weniger produktiv zu fühlen. Oftmals ist es vor allem die Bearbeitung von E-Mails, die die Arbeitszeit in die Länge zieht.

Neue physische Belastungen

Viele Manager fühlen sich durch das ständige Checken des Postfaches deutlich gestresst und bemerken sogar gesundheitliche Nachteile. Je eine von zehn Führungskräften ist täglich sogar im Schnitt drei Stunden länger mit der Arbeit beschäftigt. Insgesamt resultieren die Überstunden jährlich in 29 Tagen, die mit dem Bearbeiten von E-Mails verbracht werden.

“Die Produktivität wird weiterhin leiden, wenn Arbeitgeber ihre Manager nicht davon abhalten, sich zu überarbeiten. Es ist eine Balance zwischen Arbeit und Leben notwendig”, erklärt Ann Francke von CMI. Weitere bereits bekannte Folgen auf die Gesundheit sind vor allem Nacken- und Rückenprobleme. “Fortschritte in der Technik bedeuten, dass immer weniger Leute physische Arbeiten ausüben müssen. Die meisten Leute bevorzugen eine Arbeit im Büro-Umfeld”, unterstreicht Emily Partridge, Physiotherapeutin bei Bupa 

http://bupa.co.uk .